CONSTITUTION ET RÈGLEMENTS LA SOCIÉTÉ CANADIENNE DE MÉTÉOROLOGIE ET D'OCÉANOGRAPHIE
Juin 2012
(Incluant les amendements approuvés à l'AGA, à Montréal, le 29 mai 2012)
CONSTITUTION
ARTICLE 1 - Nom et cachet
Le nom de la société est la Société canadienne de météorologie et d'océanographie - The Canadian Meteorological and Oceanographic Society. L'impression de son cachet réglementaire figure au haut de cette Constitution.
ARTICLE 2 - But
La Société a pour but de promouvoir l'avancement de la météorologie et de l'océanographie au Canada.
ARTICLE 3 - Adhésion
Toute personne ou tout organisme intéressé à la météorologie ou à l'océanographie peut devenir membre de la Société.
ARTICLE 4 - Le bureau et le conseil d'administration
Le bureau d'administration de la Société se compose d'un président(e), d'un vice-président, d'un président sortant, d'un trésorier, d'un secrétaire-correspondant, d'un secrétaire d'assemblée et des trois conseillers généraux. Le bureau d'administration inclut le directeur exécutif et le directeur, publications SCMO, qui sont membres à titre d'office et sans privilège de vote. Le conseil d'administration de la Société se compose des membres du bureau d'administration, des présidents des Centres, ainsi que des présidents des comités nommés par le conseil d'administration.
ARTICLE 5 - Modification de la Constitution ou des règlements
a) Un avis écrit de motion relatif à des modifications (promulgations, annulations ou amendements) de la constitution ou de ses règlements, portant les signatures d'au moins cinq membres doit parvenir au secrétaire-correspondant, ou être proposé par le conseil d'administration. Les modifications proposées ainsi que les raisons justificatives doivent paraître dans le CMOS Bulletin SCMO ou être distribuées par courrier à tous les membres.
b) Selon la décision du conseil, les membres votent soit à l'assemblée générale soit au moyen de bulletin de vote par courrier sauf si la loi sur les corporations canadiennes le stipule autrement. Dans le cas d'un vote à l'assemblée générale, les modifications doivent être distribuées aux membres au moins 30 jours avant la tenue de l'assemblée. Les bulletins de vote expédiés par courrier doivent inclure un avis indiquant que seuls les bulletins de vote reçus par le secrétaire-correspondant avant la date de dépouillement du scrutin seront comptés. La date de dépouillement du scrutin devra être fixée à 30 jours après la date de l'envoi des bulletins de vote.
c) L'adoption d'une modification proposée à la constitution requiert un vote affirmatif d'au moins deux tiers des votants.
d) L'adoption d'une modification proposée aux règlements requiert le vote affirmatif de la majorité simple de tous les votants.
e) De telles modifications n'entrent en vigueur ou ne sont appliquées qu'à la suite de l'approbation du Ministre de l'Industrie du Canada.
ARTICLE 6 - Société sans but lucratif
La Société ne doit pas viser des gains financiers pour ses membres et tout profit ou autre bénéfice de la Société sera utilisé en vue de promouvoir l'avancement de la météorologie et de l'océanographie. Advenant la dissolution ou la liquidation de la Société, tous les biens restants, après paiement des dettes, seront distribués à une ou plusieurs organisations au Canada ayant des objectifs semblables à ceux de la Société.
RÈGLEMENTS
RÈGLEMENT 1 - Adhésion
a) Conformément à l'article 3 de la Constitution, les membres de la Société sont formés des :
membres réguliers
membres de soutien
membres corporatifs
membres étudiants
membres émérites
membres honoraires membres associés
b) Les désignations de membre régulier et membre de soutien sont offertes aux individus. Chaque membre de soutien a droit à toutes les publications de la Société en format imprimé ou électronique tel que le conseil peut déterminer périodiquement et droit à un crédit d'impôt pour la portion des frais qui excède les frais régulier.
c) Des compagnies ou autres organisations peuvent devenir membres corporatifs. Chaque membre corporatif a droit à toutes les publications de la Société en format imprimé ou électronique tel que le conseil peut déterminer périodiquement. Chaque membre corporatif doit nommer un individu qui agira au nom de l'organisation au cours de ses affaires avec la Société.
d) Les étudiants à plein temps peuvent devenir membres-étudiants. Les droits aux publications de la Société seront déterminés par le conseil périodiquement.
e) Les membres qui ont offert à la Société leur soutien et des services exceptionnels au cours de nombreuses années, et/ou qui ont contribué exceptionnellement aux domaines scientifique, professionnel, éducatif ou de la prévision ou la radiodiffusion dans les sciences marines ou atmosphériques peuvent être nommés "Membre émérite de la Société". La désignation "Membre émérite" doit être proposée par le Conseil sous la recommandation du "Comité des honneurs" et doit être approuvée à une réunion spéciale. Les "Membres émérites" doivent être membres en règle. On limitera le nombre des Membres émérites a 5% ou moins de tous les membres. Pour chaque année, le nombre approuvé n'excédera pas 0,5% de tous les membres.
f) Les membres à vie nommés avant l'adoption des règlements actuels garderont leur titre.
g) Les individus qui ne sont pas membres de la Société et qui ont contribué exceptionnellement durant leur carrière aux domaines scientifique, professionnel, éducatif ou de la prévision ou radiodiffusion dans les sciences marines ou atmosphériques, peuvent devenir "Membre honoraire". La désignation "Membre honoraire" doit être proposée par le conseil sous la recommandation du "Comité des honneurs" et doit recevoir l'approbation de l'assemblée générale annuelle ou d'une réunion spéciale.
h) Tout individu qui est membre d'une société analogue à la SCMO peut devenir membre associé, selon des termes approuvés par le conseil d'administration. Ces termes contiendront généralement des ententes de réciprocité.
i) Chaque membre en bon état aura droit d'exercer un vote.
j) Les demandes d'adhésion doivent être soumises au bureau ou au conseil d'administration, qui ont le pouvoir de les autoriser. Les deux ont le pouvoir de refuser une demande d'adhésion ou de renvoyer un membre pour juste cause après avoir donné au membre l'occasion d'exprimer ses opinions.
k) Un centre est normalement désigné pour chaque membre, pourvu qu'un centre soit à proximité de l'adresse du membre.
l) Tout membre peut quitter la Société en soumettant sa démission par écrit. Pour des motifs le justifiant, les "Membres émérites" peuvent être radiés de la Société par une majorité des deux-tiers des votes des membres votant à une assemblée annuelle ou à une assemblée spéciale.
RÈGLEMENT 2 - Cotisation annuelle et frais d'abonnement
a) La modification du montant de la cotisation annuelle sera déterminée à une assemblée générale annuelle précédente.
b) La cotisation annuelle est exigible dès le premier janvier.
c) Tout membre dont la cotisation annuelle n'est pas acquittée avant le 3l mars cesse d'être membre.
d) À moins d'avis contraire, les demandes d'adhésion ou de renouvellement reçues après le 1er septembre seront considérées pour l'année suivante.
e) La modification des frais d'abonnement aux publications de la Société sera déterminée par le conseil d'administration.
RÊGLEMENT 3 - Publications
a) La Société entreprendra de publier un CMOS Bulletin SCMO à tous les deux mois et une Revue Annuelle. La première publication doit contenir des nouvelles de la Société et d'autres sujets intéressant les membres de la Société, ainsi que des articles techniques appropriés, particulièrement sur des sujets de météorologie et d'océanographie climatologique et opérationnelle. Ces deux publications devront être distribuées à tous les membres en format imprimé ou électronique tel que le conseil peut déterminer périodiquement.
b) La Société entreprendra de publier ou faire publier le journal ATMOSPHERE-OCEAN aux personnes qui en auront acquitté les frais d'abonnement. Les membres peuvent bénéficier d'abonnement à prix réduit.
c) D'autres publications, tel que le programme et résumés du congrès annuel, peuvent être publiées par la Société à la demande du conseil d'administration.
d) Le comité coordinateur des publications consiste du directeur, publications SCMO et des rédacteurs des publications et périodiques de la Société.
e) Le conseil d'administration désigne un conseil de rédaction pour chacune des publications et périodiques de la Société. Le conseil approuve la nomination des membres, la période d'exercice de leurs fonctions, leurs responsabilités, et autorité.
RÈGLEMENT 4 - Centres
a) Lorsqu'une demande par écrit d'au moins quatre membres a été reçue, le conseil d'administration peut, à sa discrétion, créer un centre situé au Canada ou en territoire canadien (p. ex., base des Forces canadiennes à l'étranger), dédié à la lecture d'articles, la tenue de conférences et discussions sur des sujets relatifs à la météorologie ou l'océanographie, et la discussion des affaires de la Société. Le conseil d'administration a le pouvoir de dissoudre en tout temps un centre qui cesse de remplir ses obligations telles que décrites dans le présent règlement.
b) Les membres du bureau d'un centre consistent de, mais ne sont pas limités à, un président(e), un secrétaire et un trésorier. Les membres du bureau d'un centre doivent être des membres en bonne et due forme de la Société et doivent être élus annuellement par une majorité simple des membres présents à l'une des réunions du centre.
c) Les avis de convocation d'un centre doivent être distribués à tous les membres appartenant à ce centre.
d) Le président(e) de chaque centre doit, au plus tard le premier février de chaque année, soumettre par écrit au secrétaire-correspondant, un rapport sur les activités du centre et son état financier au cours de l'année civile écoulée.
e) Le conseil accordera des subventions annuelles pour permettre aux centres d'entreprendre les activités visant à réaliser les buts de la Société.
f) En aucun temps, le passif d'un centre ne pourra dépasser son actif.
RÈGLEMENT 5 - Groupes d'intérêts spéciaux
a) Après avoir reçu une demande par écrit d'au moins vingt-cinq membres, le conseil d'administration peut, à sa discrétion, créer et approuver le mandat d'un groupe d'intérêts spéciaux. Ce groupe consistera de membres de la Société qui ne résident pas forcément dans un même endroit, mais qui ont un intérêt commun dans un domaine particulier en météorologie ou océanographie et qui aspirent à réunir leurs efforts. Le conseil d'administration a le pouvoir de dissoudre en tout temps un groupe d'intérêts spéciaux qui cesse de remplir ses obligations telles que décrites dans ce règlement. Les non-membres ainsi que les membres de la Société peuvent s'affilier à un groupe d'intérêts spéciaux.
b) Le bureau d'un groupe d'intérêts spéciaux consiste de, mais n'est pas limité à, un président(e), un vice-président, et un secrétaire-trésorier. La durée maximale des fonctions des membres du bureau d'un groupe d'intérêts spéciaux est de trois ans. Les membres du bureau d'un groupe d'intérêts spéciaux doivent être des membres en bonne et due forme de la Société et sont élus en obtenant une majorité simple des votes de tous les membres du groupe grâce à un bulletin de vote expédié par courrier. Les membres du bureau d'un groupe d'intérêts spéciaux peuvent être renvoyés conformément au règlement 11.
c) Les groupes d'intérêts spéciaux organisent des réunions scientifiques touchant leur domaine d'intérêt. Ils doivent, si désignés par le président(e) de programme du Congrès, aider à la collecte d'articles relatifs à leur domaine d'intérêt. À la demande du conseil d'administration, ils doivent présenter leur opinion dans leur domaine d'intérêt, et doivent, en plus de la stipulation du paragraphe (d) ci-dessous, faire part de leurs activités, au moins une fois par année, par l'intermédiaire du CMOS Bulletin SCMO.
d) Le président(e) de chaque groupe d'intérêts spéciaux doit faire parvenir par écrit au secrétaire-correspondant, au plus tard le premier février de chaque année, un rapport sur les activités du groupe et son état financier au cours de l'année civile écoulée.
e) À sa discrétion, le conseil peut accorder une subvention à un groupe d'intérêts spéciaux pour lui permettre de compléter certaines activités visant à réaliser l'objectif de la Société.
f) Le président(e) d'un groupe d'intérêts spéciaux peut demander à la Société d'imposer une cotisation d'adhésion aux membres de ce groupe. g) En aucun temps, le passif d'un groupe d'intérêts spéciaux ne pourra dépasser son actif.
RÈGLEMENT 6 - Réunions nationales
a) Les réunions nationales de la Société sont les suivantes :
i) Les Congrès annuels auxquels sont tenues des conférences et discussions, ou auxquels sont présentées des communications portant sur le domaine météorologique ou océanographique.
ii) Une assemblée générale annuelle, généralement coïncidente avec le Congrès, pour discuter des affaires de la Société.
iii) Des assemblées générales spéciales tenues pour discuter des affaires de nature urgente de la Société.
b) Un avis sur l'endroit, la date et l'heure de l'assemblée générale annuelle est donné à tous les membres au moins 30 jours à l'avance. Le temps et le lieu de l'assemblée générale annuelle sont fixés par le conseil.
c) Les activités à l'assemblée générale annuelle comprennent :
i) L'acceptation et la prise de connaissance des rapports du conseil, des vérificateurs, des préposés au dénombrement des votes, des comités, des centres, des conseils de rédaction, et des groupes d'intérêts spéciaux.
ii) L'approbation du budget annuel de la Société.
iii) La détermination des montants de la cotisation pour la prochaine année civile.
iv) La discussion et la résolution de questions soulevées se rapportant aux affaires de la Société.
v) L'investiture des administrateurs pour la prochaine année.
d) Le conseil d'administration a le pouvoir de convoquer une assemblée générale spéciale pour discuter de, et prendre des décisions à propos des questions relatives aux affaires de nature urgente de la Société. e) Un avis de convocation doit être donné aux membres au moins trente jours avant la tenue d'une assemblée générale spéciale. L'avis doit annoncer la nature de la question qui sera délibérée. f) À la discrétion du conseil d'administration, toute mesure proposée par écrit par cinq membres ou plus, doit être considérée, soit à une assemblée générale spéciale, soit à l'assemblée générale annuelle suivante. g) À n'importe quelle assemblée générale annuelle ou spéciale vingt membres constitueront un quorum.
RÈGLEMENT 7 - Les congrès annuels
a) L'hôte du congrès annuel de la SCMO est habituellement un centre, le lieu est alterné de sorte que le congrès soit tenu dans des endroits géographiques différents du pays.
b) Le congrès annuel doit être mené selon les lignes directrices approuvées par le conseil d'administration.
c) Le lieu du congrès annuel doit être approuvé par l'assemblée générale annuelle au moins deux ans à l'avance.
d) Le Conseil d'administration doit nommer les présidents des arrangements locaux et du comité du programme scientifique suivant les recommandations du Centre qui organise le Congrès. Les membres de ces comités doivent être nommés par le Centre organisant le Congrès, en consultation avec leur président.
e) Le secrétaire-correspondant est le lien entre le conseil d'administration et le président(e) du comité des arrangements locaux et celui du comité du programme scientifique.
RÈGLEMENT 8 - Prix, honneurs et bourses
a) La Société peut offrir des prix, honneurs et bourses en vue de reconnaître le mérite scientifique et de promouvoir l'intérêt envers la météorologie et l'océanographie parmi les scientifiques, les étudiants et le public en général.
b) Le conseil d'administration approuve les récipiendaires après avoir reçu les recommandations du comité des prix et honneurs et du comité des bourses.
c) On trouve en appendice I, une liste des prix, honneurs et bourses de la Société et leur critères d'attribution. Les changements des prix et honneurs, ou de leurs critères d'attribution, sont traités de la même façon que le sont les modifications de cette constitution et de ses règlements (voir l'article 5 de la constitution).
d) Le secrétaire-correspondant doit publier, avant la fin de chaque année civile, dans le CMOS Bulletin SCMO et dans toute autre publication pertinente de la Société un appel de mise en candidature d'individus dignes des prix, honneurs et un appel d'applications pour les bourses de la Société.
RÈGLEMENT 9 - Élection du conseil d'administration
a) Les membres élus du conseil d'administration sont les membres de l'Exécutif suivant la définition de l'Article 4. Seuls les membres en bonne et due forme sont éligibles aux postes de la Société.
b) L'exercice des fonctions des membres élus du conseil d'administration débute à la fin de l'assemblée générale annuelle à laquelle ils sont élus, et se termine à la fin de l'assemblée générale annuelle suivante. Le président(e) et le vice-président ne peuvent occuper le même poste que pendant deux périodes consécutives; les autres membres du conseil d'administration ne peuvent occuper le même poste pendant plus de quatre périodes consécutives.
c) Un comité de mise en candidature, désigné par le conseil d'administration, prépare au plus tard le premier janvier, une liste des candidats aux postes de membres du conseil d'administration. Au moins un candidat doit être proposé pour chacun des postes. On doit obtenir du candidat son consentement à occuper le poste s'il est élu. Dans la préparation de son rapport, le comité de mise en candidature doit prendre en considération la diversité scientifique, régionale et linguistique de la Société, et le besoin essentiel d'une représentation adéquate.
d) Le secrétaire-correspondant, doit faire parvenir, le 15 février au plus tard, à tous les membres de la Société, par l'intermédiaire du CMOS Bulletin SCMO, ou par lettre ce qui suit :
i) Une liste des membres du conseil d'administration courant.
ii) Une liste des candidats proposés par le comité de mise en candidature.
iii) Un avis indiquant que la mise en candidature pour les postes du conseil d'administration sera effectuée selon la stipulation du règlement 9(e).
e) Le secrétaire accepte jusqu'au 15 mars les mises en candidature soumises par écrit, pourvu que :
i) le candidat soit éligible au poste auquel il/elle est proposé,
ii) le candidat exprime son consentement d'accepter le poste s'il est élu en signant la formule de mise en candidature,
iii) la mise en candidature soit signée par neuf membres autres que le candidat et le membre proposant sa candidature.
f) S'il n'y a pas plus qu'une candidature pour chaque fonction, les membres du bureau seront élus par acclamation lors de l'assemblée générale annuelle. Si plus d'une personne est proposée pour un poste, on procédera à un vote par correspondance soit en incluant le bulletin de vote dans le CMOS Bulletin SCMO ou par lettre à chaque membre de la Société. Les bulletins seront envoyés à chaque membre au moins 30 jours avant l'assemblée générale annuelle.
g) Les bulletins reçus au plus tard une semaine avant l'assemblée générale seront comptés par le secrétaire d'assemblée et un scrutateur nommé par le conseil d'administration. Un minimum de vingt bulletins est requis pour constituer un vote valide. Le(s) gagnant(s) sera (seront) décidés par majorité simple. Dans le cas d'égalité, la personne gagnante sera choisie par pile ou face. Le résultat des votes sera annoncé lors de l'assemblée générale annuelle.
h) Les fonctions des membres élus du conseil d'administration se trouvent en appendice II à ces règlements.
i) Dans le cas du décès ou de la démission d'un des administrateurs de la Société, le comité de mise en candidature soumettra le nom d'un remplaçant intérimaire au conseil d'administration pour que ce dernier le désigne.
RÈGLEMENT 10 - Membres désignés du bureau et du conseil
a) Le conseil d'administration désigne un directeur exécutif et un agent chargé de la protection des renseignements personnels, et décide des modalités de leur fonction.
b) Les fonctions du directeur exécutif et de l'agent chargé de la protection des renseignements personnels, se trouvent en appendice II à ces règlements.
RÈGLEMENT 11 - Renvoi des membres du bureau et du conseil
Les membres du bureau et du conseil de la Société, comprenant le président(e) et les membres des conseils de rédaction, les présidents et les membres des Centres et des groupes d'intérêts spéciaux, peuvent être renvoyés pour juste cause si une majorité formée des deux tiers des votants présents est obtenue au cours d'une réunion dûment convoquée par l'organe qui les a élus ou désignés, après que le membre en question ait eu l'occasion d'exprimer ses opinions.
RÈGLEMENT 12 - Rémunération des membres du bureau et du conseil
a) À l'exception du directeur exécutif, du président(e) et des membres du comité d'accréditation, tous les autres membres du conseil d'administration de la Société, incluant le président(e) et les membres des autres comités et du conseil de rédaction, et le président(e) et les membres des Centres et des groupes d'intérêts spéciaux, ne sont pas rémunérés pour leurs fonctions, mais sont remboursés pour toutes dépenses approuvées par le bureau d'administration et encourues pour la Société.
b) Le conseil d'administration fixera de temps à autre la rémunération du directeur exécutif et déterminera les modalités de remboursement des dépenses approuvées par le bureau d'administration et encourues pour la Société.
RÈGLEMENT 13 - Le conseil d'administration
a) Le conseil d'administration est responsable de la gestion globale de la Société.
b) Le président(e) doit convoquer le conseil d'administration au moins deux fois par année, ou à la demande de trois membres du conseil d'administration. L'heure et l'endroit de la réunion du conseil d'administration, avec l'ordre du jour proposé, seront normalement distribués aux membres du conseil au moins deux semaines avant chaque réunion. Les membres présents à la réunion peuvent décider d'annuler cette procédure.
c) À n'importe quelle réunion du conseil d'administration, le président(e) ou le vice-président(e) et quatre votants forment un quorum.
d) Lorsque les membres sont incapables de se réunir dans un lieu donné, le conseil d'administration peut se réunir et mener ses affaires par conférence téléphonique ou en utilisant tout autre moyen permettant à tous les participants de s'entendre mutuellement. Un membre du conseil peut participer à la réunion par conférence téléphonique si tous les membres du conseil présent à la réunion sont d'accord.
e) Le conseil d'administration désigne, à l'exception des stipulations du règlement 15(a), les membres et présidents de comités; les rédacteurs et les conseils de rédaction, et définit leurs mandats.
f) Le conseil d'administration veille à la tenue d'une comptabilité appropriée des fonds, des recettes, et des déboursés de la Société.
g) Le conseil d'administration a le pouvoir de débourser et d'investir les fonds de la Société selon les modes d'investissement qu'il juge le plus avantageux pour la Société. Le Conseil d'administration a aussi l'autorité d'établir une ligne ou plusieurs lignes de crédit, ne dépassant pas les réserves de la Société.
h) Les membres du conseil auront le même droit de vote; ceux qui détiennent plus d'un poste à la fois n'ont droit qu'à un vote au conseil. Un vote positif de la majorité des membres présents sera nécessaire pour toute décision. S'il y a égalité des votes, le président(e), qui n'a pas d'habitude le droit de vote, tranchera.
RÈGLEMENT 14 - Le bureau d'administration
a) Le bureau d'administration de la Société est l'organe exécutif du conseil d'administration, il répond au conseil d'administration et, dans le cadre du pouvoir que lui confère le conseil d'administration, mène les affaires de la Société.
b) Pour faciliter les réunions de l'exécutif et les affaires courantes, les membres exécutifs sont basés dans des Centres voisins pendant trois ou quatre années, puis une nouvelle région est choisie pour l'exécutif.
c) L'exécutif se réunit aussi souvent qu'il le juge nécessaire. L'heure et l'endroit des réunions ainsi que l'ordre du jour proposé, seront distribués aux membres au moins une semaine à l'avance. Les membres présents à la réunion peuvent décider d'annuler cette procédure.
d) Le droit de vote et ses procédures seront les mêmes que ceux du Conseil d'administration, et de la même façon que pour le Conseil, les réunions avec la participation des membres par appel conférence seront autorisées.
e) À n'importe quelle réunion du bureau d'administration, le président(e) ou le vice-président, et deux votants, forment un quorum.
f) Au cours des périodes entre les réunions du conseil d'administration, le bureau d'administration est chargé d'entreprendre, sous la gouverne du Conseil et de ses politiques, toute démarche nécessaire dans le but d'atteindre les objectifs de la Société. Plus précisément, le bureau d'administration est chargé :
i) D'exécuter les fonctions relatives aux affaires quotidiennes de la Société.
ii) D'administrer les finances de la Société dans le cadre du budget annuel approuvé par l'assemblée générale annuelle.
iii) D'exécuter, tel qu'exigé, les résolutions du conseil d'administration.
iv) D'exercer d'autres fonctions qui lui sont spécifiquement déléguées par le conseil d'administration.
RÈGLEMENT 15 - Comités, conseils de rédaction, et groupes de travail
a) Le conseil d'administration désigne les comités suivants : le Comité d'accréditation, le Comité des relations extérieures, le Comité des Membres émérites, le Comité sur les finances et les investissements, le Comité d'adhésion, le Comité des mises en candidature, le Comité du secteur privé, le Comité des prix et honneurs, le Comité coordinateur des publications, le Comité d'éducation publique et scolaire, le Comité scientifique, le Comité d'éducation professionnelle et universitaire et le Comité d'agrément des présentateurs météo. Le conseil d'administration peut selon le besoin désigner d'autres comités et des comités spéciaux.
b) Les membres d'un comité ne peuvent appartenir à celui-ci pour plus de trois années consécutives. Exception peut- être faite dans le cas d'un membre de comité désigné pour présider après avoir siégé une ou quelques années sur ce comité. Le président(e) complète alors l'exercice de ses fonctions pour une durée de trois ans. Les membres du comité coordinateur des publications peuvent également être membres durant plus de trois ans.
c) Le conseil d'administration désigne les conseils de rédaction suivants : le conseil de rédaction d'ATMOSPHERE-OCEAN et le conseil de rédaction du CMOS Bulletin SCMO. Les membres du premier conseil doivent être désignés de manière à représenter la météorologie et l'océanographie, alors que le deuxième conseil devra inclure des co-éditeurs représentant la climatologie et la météorologie opérationnelle. L'éditeur de la Revue Annuelle est désigné par le Conseil d'administration.
d) Les groupes de travail sont créés soit par le conseil d'administration, le bureau d'administration, un comité, ou un conseil de rédaction, pour une durée définie, pour accomplir une tâche donnée.
e) Les détails concernant le mandat, les membres, les réunions et les rapports des comités et des conseils de rédaction font l'objet de l'Appendice III des présents règlements.
RÈGLEMENT 16 - Finances
a) L'année financière de la Société coïncide avec l'année civile.
b) Le trésorier et le directeur exécutif doivent faire des arrangements pour la préparation des comptes de la Société pour un examen par un vérificateur externe à la fin de l'année fiscale. La comptabilité, le budget et le rapport du (des) vérificateur(s) sont déposés devant chaque assemblée générale annuelle.
RÈGLEMENT 17 - Vérificateur
L'assemblée générale annuelle, guidée par la recommandation du conseil d'administration, approuve le choix d'un vérificateur pour l'année financière en cours.
RÈGLEMENT 18 - Emprunts
Le Conseil peut, de temps à autre :
a) emprunter des sommes d'argent ou obtenir autrement du crédit sur le crédit de la Société, selon des montants et modalités jugés appropriés;
b) émettre, réémettre, vendre ou nantir des obligations de dettes de la Société, y compris, sans pour autant s'y limiter, des obligations, des débentures, des débentures convertibles en actions, des billets, ou autre valeurs mobilières ou obligations de la Société, garanties ou non pour tels montants, selon les modalités et engagements et selon les prix qui sont considérés opportuns;
c) imposer, hypothéquer, nantir, céder, virer ou autrement offrir une garantie sur tout bien réel ou personnel, meuble ou immeuble appartenant présentement ou subséquemment acquis par la Société, y compris, entre autres choses, les comptes débiteurs et commandes impayées, droits, pouvoirs, franchises et engagements, pour garantir toute somme empruntée ou toute autre dette ou toute responsabilité de la Société;
d) garantir à la Banque Canadienne Impériale de Commerce (" CIBC ") l'endettement et la responsabilité de toute personne, entreprise ou société, pour un montant limité ou illimité, et avec ou sans garantie; et
e) déléguer à tout dirigeant ou administrateur de la Société, désigné par le Conseil, tout pouvoir conféré par les dispositions précédentes du règlement dans la mesure où et de la manière que Conseil le déterminera dans le cas de chaque délégation.
APPENDICE I AUX RÈGLEMENTS
PRIX, HONNEURS ET BOURSES
a) Prix du président
Le prix du président peut-être décerné chaque année à l'un ou plusieurs des membres de la Société pour une excellente communication ou un livre de grande valeur traitant de météorologie ou d'océanographie. La communication doit être acceptée pour publication dans ATMOSPHERE-OCEAN ou tout autre périodique avec comité de lecture.
b) Médaille J. P. Tully en océanographie
La médaille de J. P. Tully peut être décernée à un individu dont la contribution scientifique dans le domaine de l'océanographie canadienne a été jugée exceptionnelle.
c) Prix Dr. Andrew Thomson en météorologie appliquée
Le prix du Dr. Andrew Thomson en météorologie appliquée peut être décerné chaque année à l'un ou plusieurs des membres de la Société pour un travail exceptionnel dans le domaine de la météorologie appliquée au Canada.
d) Prix François J. Saucier en océanographie appliquée Le prix François J. Saucier en océanographie appliquée peut être décerné chaque année à l'un ou plusieurs des membres de la Société pour un travail exceptionnel dans le domaine de l'océanographie appliquée au Canada.
e) Médaille Rube Hornstein en météorologie opérationnelle
La médaille de Rube Hornstein en météorologie opérationnelle peut être décernée chaque année à un individu pour un travail exceptionnel dans l'exploitation des services météorologiques, au sens large du terme. Ceci exclut cependant comme critère d'évaluation les publications scientifiques, à moins que leurs résultats ne soient déjà utilisés pour améliorer la performance quotidienne des services d'exploitation. Le travail pour lequel la médaille est donné peut avoir été réalisé sur plusieurs années précédant l'année en cours ou encore, en récompense d'un accomplissement exceptionnel.
f) Les prix commémoratifs Tertia M. C. Hughes
Un ou occasionnellement plusieurs prix (500 $) peuvent être décernés aux étudiants diplômés, inscrits à une université canadienne ou aux étudiants canadiens inscrits à une université étrangère, ayant accompli un travail exceptionnel.
g) Le prix Roger Daley pour une publication postdoctorale
Le prix de Roger Daley pour une publication postdoctorale, d'une valeur de 2 000 $, sera remis chaque année à un(e) candidat(e) qui, au moment de la mise en candidature travaille au Canada dans un poste non-permanent à titre de boursier (ère) de recherche postdoctoral ou d'assistant(e) à la recherche et a obtenu son doctorat dans les cinq dernières années. Le prix sera remis en fonction de l'excellence d'une publication, dans les domaines de la météorologie ou de l'océanographie, déjà publiée ou en voie de l'être au moment de la mise en candidature. Le premier prix sera remis en 2005 et continuera d'être remis tant que le fonds, créé par Madame Lucia Daley avec d'autres contributions versées par le biais de la SCMO, le permettra.
h) La Médaille Neil J. Campbell pour service bénévole exceptionnel
La Médaille Neil J. Campbell pour service bénévole exceptionnel peut être décernée à un membre qui a rendu un service exceptionnel en tant que bénévole à la SCMO. La médaille peut être décernée pour une contribution exceptionnelle dans une seule année ou pour des contributions sur plusieurs années. La contribution devrait avoir fait progresser d'une façon importante la SCMO et/ou ses buts, au niveau national ou local.
i) Citations
La Société peut décerner une ou plusieurs citations à des individus, groupes ou organisations, qui à son avis, ont contribué d'une façon exceptionnelle à éveiller l'intérêt du public au Canada en météorologie ou océanographie durant l'année précédente.
j) Suppléments SCMO aux bourses de troisième cycle du CRSNG
Les suppléments SCMO aux bourses de troisième cycle du CRSNG sont décernées chaque année en collaboration avec le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG). Les candidats doivent être récipiendaires d'une bourse ES du CRSNG ou une bourse d'études supérieures du Canada. Ces suppléments sont offerts pendant une période maximale de 24 mois, pourvu que le récipiendaire continue de tenir la bourse. Deux nouveaux suppléments peuvent être décernés chaque année :
Supplément SCMO - Weather Research House en sciences de l'atmosphère ou des océans
Supplément CMOS - CNC SCOR pour les sciences de la mer
k) Bourses d'études de premier cycle SCMO
Deux bourses d'études de premier cycle (500 $) peuvent être offertes aux étudiants qui planifient faire carrière dans les sciences atmosphériques, hydrologiques, océanographiques ou limnologiques. Ces bourses d'études ne sont valides que dans les universités canadiennes. Les candidats doivent être citoyens canadiens ou détenir le statut d'immigrant admis et être dans l'avant-dernière année du premier cycle; ces bourses serviront à appuyer les étudiants lors de leur dernière année universitaire. Afin d'être admissibles, les étudiants doivent suivre au moins quatre cours de 3 crédits dans au moins un des domaines suivants durant leur dernière année : météorologie, océanographie ou limnologie, hydrologie ou climatologie.
l) La bourse SCMO - The Weather Network/Météomédia
Cette bourse ($1500) est offerte à une étudiante dans l'avant-dernière année d'un programme de Sciences atmosphériques dans une université canadienne, avec aspirations de carrière en Météorologie ou en les Sciences de l'atmosphère.
m) La bourse d'études du premier cycle SCMO - Daniel G. Wright
Cette bourse (1000$) peut être décerné à un étudiant ou étudiante qui commence la dernière année d'un programme du premier cycle avec concentration en physique ou en mathématique, ou en une discipline reliée à une université canadienne. Le candidat gagnant sera sélectionné(e) selon : sa performance académique; son engagement écrite de suivre des études du deuxième ou troisième cycle en océanographie physique ou en une discipline reliée; sa capacité et son intérêt à communiquer et a partager sa connaissance avec d'autres, tel que c'est témoigné par sa résumé et par ses lettres de référence.
n) Autres prix
La Société peut créer d'autres prix pour reconnaître des accomplissements scientifiques et éveiller l'intérêt en météorologie ou en océanographie.
APPENDICE II AUX RÈGLEMENTS
FONCTIONS DES MEMBRES ÉLUS ET DÉSIGNÉS DE LA SOCIÉTÉ
1. Les fonctions du bureau d'administration sont :
a) Le président(e)
i) Le président(e) est responsable de la gestion globale des affaires de la Société; il peut déléguer, selon les besoins de la Société, la responsabilité et l'autorité de certaines fonctions.
ii) Le président(e), ou son délégué, parle au nom de la Société ou la représente aux événements importants nécessitant un représentant de la Société.
iii) Le président(e) conduit les réunions du bureau et du conseil d'administration et toutes les assemblées générales.
iv) Aux réunions qu'il conduit, le président(e) ne prend pas part au vote lors des délibérations; toutefois, lorsqu'un vote décisif est nécessaire, il doit enregistrer son suffrage.
b) Le vice-président(e)
i) En l'absence du président(e), le vice-président(e) assume toutes les fonctions du président(e).
ii) On recommande d'habitude la candidature du vice-président au poste de président(e) pour l'année qui suit.
iii) Le vice-président est responsable de l'administration des centres, comités, conseils de rédaction et groupes d'intérêts spéciaux.
c) Le trésorier
i) Le trésorier doit surveiller la tenue des livres comptables par le bureau d'affaires de la Société et s'assurer qu'ils sont tenus d'une manière en accord avec les lignes directrices approuvées de temps à autre par le conseil d'administration et jugée acceptable par le vérificateur.
ii) Le trésorier a le pouvoir d'autoriser le bureau d'affaires de débourser des fonds de la Société pour des montants ne dépassant pas une certaine limite, spécifiée et revue de temps à autre par le Conseil. Les montants dépassant cette limite nécessitent une résolution dûment inscrite au compte rendu d'une des réunions du bureau d'administration.
iii) Le trésorier doit superviser la gestion des investissements de la Société en accord avec les directives du conseil d'administration.
iv) Le trésorier doit surveiller la tenue des comptes de la Société par son bureau d'affaires, et la préparation par ce même bureau du journal comptable soumis au vérificateur. Le trésorier doit s'assurer que le bureau d'affaires fournit au vérificateur tous les livres et documents de la Société demandés par celui-ci, conformément au règlement 16(b).
v) Le trésorier doit préparer des rapports financiers périodiques à l'intention de l'Exécutif et du conseil d'administration et doit préparer le budget annuel pour examen par le conseil d'administration.
vi) Le trésorier doit surveiller la préparation des états financiers de la Société et autres renseignements requis par Revenu Canada. vii)Le trésorier doit recommander un vérificateur au Conseil d'administration.
viii) Le trésorier doit effectuer d'autres tâches financières au nom de la Société telles que requises de temps à autres.
d) Le secrétaire d'assemblée
i) Le secrétaire d'assemblée doit inscrire les items auxquels on doit donner suite et doit maintenir le livre des comptes rendus des réunions du conseil et bureau d'administration, et de toutes les assemblées générales de la Société.
ii) Le secrétaire d'assemblée est chargé de la rédaction et distribution de l'ordre du jour des réunions, et de la distribution de comptes rendus pertinents de réunions antérieures, au moins une semaine avant les réunions du conseil et du bureau d'administration.
iii) Le secrétaire d'assemblée doit soumettre les ordres du jour et le comptes rendus des assemblées générales à la demande du rédacteur de la Revue annuelle.
iv) Le secrétaire d'assemblée assume les fonctions du secrétaire-correspondant en l'absence de ce dernier.
v) Le secrétaire d'assemblée est chargé de mener des élections du conseil d'administration conformément aux règlements 9(f) et 9(g).
e) Le secrétaire-correspondant
i) Le secrétaire-correspondant est responsable de toute la correspondance de la Société et doit s'assurer du maintien d'une liste à jour des membres, et doit aviser les membres de l'approche de dates limites, tel que stipulé par les règlements 4(d), 5(d), 6(b), 6(e) et 9(d).
ii) Le secrétaire-correspondent est le lien entre le bureau et le conseil d'administration, et les organisateurs du congrès tel que stipulé par le règlement 7(e).
iii) Le secrétaire-correspondent assume les fonctions du secrétaire d'assemblée en l'absence de ce dernier.
f) Conseillers généraux
Les conseillers généraux seront mandatés pour des tâches spécifiques soit par le conseil ou par le bureau d'administration afin :
i) d'assurer une liaison avec d'autres organismes reliés;
ii) de siéger au Comité sur les finances et les investissements, un comité des communications, de représenter le Conseil au Comité du programme scientifique des Congrès; ou
iii) de mener des études et des analyses spéciales.
2. Les fonctions des membres désignés du bureau sont les suivantes :
a) Le directeur exécutif
i) Le directeur exécutif s'occupe du courrier et des affaires de la Société qui lui sont désignées par le conseil d'administration ou le président.
ii) Le directeur exécutif est responsable du bon fonctionnement du bureau d'administration centrale de la SCMO.
iii) Le directeur exécutif est membre, à titre d'office, sans droit de vote, de tous les comités établis par le conseil d'administration.
iv) Le directeur exécutif doit créer et maintenir à jour des dossiers et documents de la Société conformément aux résolutions du conseil d'administration.
v) Le directeur exécutif a la garde du cachet réglementaire de la Société et certifie selon le besoin les documents émis par la Société.
vi) Sujet à l'approbation du Conseil, le directeur exécutif peut designer un directeur des publications, un chef de bureau ou autres personnes requises et décider de leurs fonctions et leurs rémunérations.
b) L'agent de la protection des renseignements personnels
L'agent de la protection des renseignements personnels sera responsable d'enquêter sur les plaintes en rapport avec la politique de la protection des renseignements personnels de la SCMO et de recommander des changements s'il y a lieu.
APPENDICE III AUX RÈGLEMENTS
COMITÉS ET CONSEILS DE RÉDACTION
a) Mandat
i) Chacun des comités et conseils de rédaction énumérés au règlement 15 ou mis sur pied en vertu de ce règlement doit définir son propre mandat et le remettre au vice-président(e). Ce dernier se charge de le transmettre au conseil d'administration pour approbation. En plus du mandat comme tel, le document doit établir la structure du comité ou du conseil, soit le nombre de ses membres, la durée de leur exercice, la nature de leurs fonctions (exemple : secrétaire), etc.
ii) Chacun des comités et conseils de rédaction doit réviser son mandat annuellement et, au plus tard le 1er février et seulement s'il y a lieu, informer le vice-président(e) des propositions d'amendements.
b) Rapports d'activités
i) Chacun des comités et conseils de rédaction doit, au plus tard le 1er février, faire parvenir au vice-président un compte rendu des activités de l'année civile précédente.ii) Ce rapport annuel doit comprendre une liste des activités prévue pour l'année civile suivante, ainsi que les noms des membres du comité ou du conseil et les dates (années) auxquelles débutent et se terminent l'exercice de leurs fonctions respectives.
c) Membres
i) Chacun des comités et conseils de rédaction doit informer le vice-président, au plus tard le 1er février et seulement s'il y a lieu, que de nouveaux membres et un nouveau président(e) ont été désignés en remplacement de membres sortant (l'exercice des fonctions débute et se termine toujours un 1er juillet). Les personnes ainsi désignées pourront excéder en nombre celui des postes vacants; elles devront toutes avoir préalablement accepté leur nomination. Le conseil d'administration avisera directement les personnes concernées de l'approbation de leur nomination, et fera parvenir copie de cette approbation au président(e) du comité ou du conseil de rédaction.
ii) Lorsqu'un poste devient vacant en cours d'année (suite à une démission, par exemple), le comité dispose d'un maximum d'un mois après que la vacance ait été portée à son attention pour entamer le processus de nomination d'un remplaçant.
d) Réunions
i) Chacun des comités et conseils de rédaction doit tenir au moins une réunion par année (laquelle coïncide généralement avec le congrès annuel), et doit si possible en tenir une deuxième.
ii) Les membres présents à ces réunions ne pourront obtenir le remboursement de leurs frais de déplacement que s'ils ont préalablement obtenu l'autorisation du Conseil à cette fin.
POLITIQUES ET ÉNONCÉS DE POSITION COURANTS DE LA SCMO
On a convenu à la 22 Assemblée générale annuelle (Hamilton, juin 1988) d'annexer une liste des politiques de la SCMO en cours, telles qu'approuvées par l'AGA, par d'autres assemblées générales ou par bulletin de vote par courrier, à la Constitution et aux Règlements de la SCMO, sans pour autant en faire partie.
a) Centres
La politique de la SCMO n'encouragera pas la formation de centres à l'extérieur du Canada. On fera exception pour les groupes de membres qui demeurent normalement au Canada, mais qui sont à l'extérieur du pays temporairement, à une base des Forces canadiennes à l'étranger (21- AGA, 1987; modifiée à la 22 AGA, 1988).
b) Congrès
La SCMO devra décider deux ans à l'avance du lieu des congrès futurs (16 AGA, 1982).
c) Fonds de développement Uri Schwarz
Le fonds de développement Uri Schwarz est un fonds en fiducie contrôlé par le Conseil de la Société. Ce fonds servira à aider le Conseil à atteindre l'objectif de la Société, soit de stimuler l'intérêt pour la météorologie et l'océanographie au Canada. Ce fonds ne servira pas à faire face au frais opérationnels habituels de la Société, tels que ceux utilisés pour les publications ou les réunions régionales et nationales. Plutôt, ce fonds servira à défrayer les coûts associés aux occasions extraordinaires telles que celles offrant à la Société la possibilité de stimuler l'intérêt des sciences de la météorologie et de l'océanographie par des réunions et publications spéciales, promotion, etc. L'état et l'emploi du fonds sera à l'ordre du jour de chaque réunion du Conseil 22 AGA, 1988).
d) Frais
Les frais d'adhésion des membres seront à part des frais d'abonnement pour toute publication de la Société, sauf pour le CMOS Bulletin SCMO (17 AGA, 1983).
e) Adhésion
Malgré que le but de la SCMO soit de stimuler l'intérêt pour la météorologie et l'océanographie au pays, toute personne demeurant à l'extérieur du Canada sera bienvenue, dans l'esprit de coopération internationale (21- AGA, 1987).
f) Énoncés de position
Le rôle du Conseil de la SCMO inclut la publication d'énoncés d'intérêt public au nom de la Société sur des sujets qui font partie de son champ de compétences, et pour lesquels le Conseil estime avoir le support d'un très grand nombre de ses membres. Comme ces énoncés sont habituellement de nature scientifique, le Conseil utilise normalement l'avis du Comité scientifique dans leur préparation. En agissant ainsi, le Conseil suit les lignes directrices qui sont de temps à autre préparées et publiées dans le CMOS Bulletin SCMO (25 AGA, 1991). Les énoncés et leurs sujets et leurs dates d'émission ou de modification sont :
la modification du temps (fév. 2002) le changement climatique (fév. 2002)
les risques naturels (avril 2003) le Protocol de Kyoto (juin 2003)
le changement climatique (juin 2006) le changement climatique (avril 2007)
le changement climatique (nov. 2009)
g) Rétention de revenus des réunions de la SCMO
Les Centres et Groupes d'intérêts spéciaux et les autres groupes organisateurs des réunions nationales de la SCMO, tels que les congrès et les ateliers de travail, sont éligibles à garder 10% des profits réalisés par ces réunions. Le Conseil peut approuver un pourcentage plus élevé pour des circonstances spéciales (24 AGA, 1990).
h) Groupe d'intérêts spéciaux
L'activité des GIS est révisée chaque année par le Conseil. Si un GIS a été inactif pour une période de deux ans (i. e. aucun rapport annuel, aucune réunion, aucune publication de nouvelles ou de rapports similaires d'activités), le Conseil donnera un avis dans le CMOS Bulletin SCMO pour que le GIS soit discontinué, à moins évidemment d'un intérêt renouvelé pour ce GIS. Si après une période de deux mois aucun membre ne manifeste de l'intérêt pour réactiver ce GIS, le Conseil agira en accord avec le Règlement 6(a) à sa prochaine réunion et le GIS inactif sera dissout (26 AGA, 1992).
i) Politique sur les publications
j) Politique sur le parrainage de conférences et de groupes de travail
k) Politique sur la protection des renseignements personnels
l) Politique sur la tenure des membres
m) Politique sur la remboursement des frais de voyages
(le 7 juin 2012)