Un/une assistant(e) sera présent(e) dans chaque pièce ou se tiendra une session. L'assistant(e) sera disponible pour aider à résoudre les problèmes A/V ou techniques d'ordinateur. Chaque ordinateur sera équipé des logiciels suivants : Microsoft Office 2007 Pro, lecteur Adobe Acrobat, lecteur Quicktime et lecteur Windows Media.

Avant le début de la session, le/la président(e) devra communiquer avec l'assistant(e), vérifier si toutes les présentations sont chargées dans l'ordinateur et si tous les présentateurs/présentatrices sont présent(e)s dans la salle de session.

Avant le début de la session le/la président(e) devra s'assurer que chaque présentateur/présentatrice soit inscrit(e) dans le programme comme présentateur/ présentatrice, ou comme auteur(e), et que chacun/chacune soit suffisamment familier avec le travail pour répondre aux questions.

Le/la président(e) est responsable de faire observer le temps de début et de fin de la session. Le temps alloué pour une présentation inclut la période pour les questions et discussions, ainsi que le changement de présentateur/présentatrice. Par considération pour les autres sessions qui se déroulent en parallèle, le temps alloué pour chaque session devra être strictement respecté. Un chronomètre sera disponible dans chaque salle de session. Si un espace imprévu apparaît dans la programmation, il devrait être comblé par une présentation de remplacement, l'allongement de la période de question sur des présentations précédentes ou une brève description des sessions d'affiche liées à la session. Le programme mis à jour de session sera bien affiché à l'extérieur de la pièce où se tient la session avant que la session ne commence. L'assistant(e) fournira une copie du programme modifié au (à la) président(e)